엑셀의 기능 중 [데이터 유효성 검사]이란 기능이 있습니다.
데이터 유효성 검사 뭔가 머리 나쁜 사람은 사용하면 안될 것 같은 느낌이 드는 이름이지만 전혀 그렇지 않습니다.
그렇다고 자주 쓸 일은 없는 것이 이 기능을 설정해주지 않아도 문제될 것은 별로 없기 때문입니다. 데이터 유효성 검사는 엑셀을 이용하여 보고서 양식이나 입력 폼을 작성할 때 많이 사용하게 되는데 작성자가 아닌 다른 이용자들의 편의를 위한 것으로 이해하는 것이 좋습니다. 내가 만들어서 나만 사용할 것이며 나는 절대 이런 실수 따윈하지 않아라고 한다면 굳이 수고스럽게 이런 작업을 거칠 필요는 없습니다.
데이터 유효성 검사란
그럼 도대체 뭐하는 기능인가?
엑셀에서 제공하는 도움말에서 데이터 유효성 검사에 관한 설명을 보면 "데이터 유효성 검사를 통해 데이터의 형식을 제어하거나 사용자가 셀에 입력하는 값을 제어할 수 있습니다." 라고 합니다.
쉽게 말해 셀에 입력할 수 있는 데이터의 범위를 지정해 잘못된 데이터를 입력하는 것을 방지할 수 있다는 것입니다.
예를 들면 1년은 1월에서 12월까지 뿐입니다.
13월이 존재하지 않으므로 월을 입력 해야할 셀은 1에서 12 이외의 정수값은 입력하면 안됩니다.
만약 실수로 13을 입력했다고 했을 때 데이터 유효성 검사 설정을 하지 않았다면 모르고 넘어가게 되어 나중에 문제가 될 수도 있지만 데이터 유효성 검사 설정을 했다면 13을 입력하게 되면 오류 메시지가 출력 되게 됩니다.
데이터 유효성 검사 설정 방법
아래의 사진에서 [B3]셀에 월을 입력해야하는데 이 셀에 입력 할 수 있는 값은 1에서 부터 12까지의 정수만 가능하게 설정해보겠습니다.
우선 데이터 유효성 검사를 해야하는 셀을 선택 후 [데이터 유효성 검사] 창을 엽니다.
[데이터] - [데이터 도구] - [데이터 유효성 검사] 항목에서 찾을 수 있으며 단축키는 [ALT ->A -> V -> V]입니다.
[제한 대상(A)]는 제한 하려는 데이터의 형식을 설정해 줄 수 있으며 모든값, 정수, 소수점, 목록, 날짜, 시간, 텍스트 길이 등으로 설정 가능하며 사용자 지정을 통해 다양하게 응용하여 제한 대상을 설정해 줄 수 있습니다. 여기에서는 1에서 12사이의 정수값으로 설정해 줘야 하기 때문에 정수를 선택합니다.
[제한 방법(D)]은 제한 대상을 제한 하는 방법으로 해당범위는 설정하려는 값을 해당범위로 포함하는 것이고 반대로 제외 범위는 설정하려는 값을 제외하는 것입니다. 그외 부등호를 이용하여 설정해 줄 수 있습니다. 이 경우에는 해당범위로 선택해주면 됩니다.
끝으로 최소값, 최대값을 1과 12로 설정해주고 확인을 누르면 설정이 완료됩니다.
설정 후에 만약 아래와 같이 13을 입력하게 되면 그림과 같이 [입력한 값이 잘못되었습니다. 이 셀에 입력할 수 있는 값은 제한되어 있습니다.] 라는 메시지가 출력되게 됩니다.
아래는 위의 과정을 연속으로 정리한 것이며 위의 예시는 아주 기초적인 것으로 상황에 맞게 다양하게 응용하여 설정 할 수 있습니다.
이 외에 [설명 메시지] 탭에서는 셀을 선택하면 셀에 입력할 수 있는 값을 설명하는 메시지를 작성하여 보이게 할 수 있습니다.
[오류 메시지] 탭에서는 잘못된 값 입력시 출력되는 오류 메시지를 설정해 줄 수 있습니다.
스타일은 [중지], [경고], [정보]의 세가지가 있으며 [설명 메시지] 설정과 같이 출력 메시지를 기본값이 아닌 사용자가 임의 대로 설정해 줄 수 있습니다.
[중지]를 선택할 경우 아래와 같은 메시지 창이 뜨며 [다시시도(R)]를 통해 정확한 값으로 수정 할 때까지 계속 메시지가 출력되게 됩니다.
[경고]를 선택 할 경우 아래와 같은 메시지 창이 뜨며 [예(Y)]를 선택할 경우 그대로 값을 사용할 수 있게 되며 [아니오(N)]를 선택하면 수정할 수 있습니다.
[정보]를 선택 할 경우에는 아래와 같은 메시지 창이 뜨기만 하여 알려주기만 합니다.
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