엑셀에서 외부 프로그램의 자료를(거의가 웹페이지라고 생각됩니다만) 복사해서 붙여 넣기 했을 경우에 웹 페이지에서 HTML 엔터티인 이 그대로 딸려 오게 되어 공백이 발생하게 됩니다.
사람은 공백, 빈칸이 있으면 그것 자체를 아무것도 없는 것으로 인식하지만 엑셀에서는 공백 자체를 하나의 데이터로 인식하기 때문에 데이터 작업시 의도하지 않는 오류를 발생하게 됩니다. 그러므로 엑셀에서 공백은 데이터 작업을 방해하는 반드시 척결해야할 적폐 대상입니다.
[바꾸기]를 이용한 셀 내의 공백없애기
아무런 제약 조건이 없고 셀 안에 공백이란 공백은 죄다 없애버리기만 하면 되는 경우에 사용할 수 있는 방법입니다.
아래 그림과 같이 이해하기 쉽도록 [ ]사이에 공백이 있습니다.
엑셀에서 [Ctrl + F]를 눌러 [찾기 및 바꾸기] 창을 연 뒤 [바꾸기(P)] 탭을 선택하거나 [Ctrl + H]를 눌러 바꾸기를 바로 선택합니다.
찾을 내용(N)에 스페이스 눌러주고 바꿀 내용(E)는 그대로 둔다음 모두 바꾸기(A)를 선택합니다.
모두 찾기 및 바꾸기가 끝났으며 몇개가 바뀌었는지 알려주는 메시지 창이 뜨며 확인해보면 시트내의 공백이 전부 사라져 있습니다.
TRIM 함수를 이용한 공백 없애기
위의 방법은 셀에 존재하는 공백을 모두없애버리므로 공백이 있어야 하는 경우도 있고 없어야 하는 경우도 있는 경우에는 쓸 수 없습니다. 이 경우에는 TRIM 함수를 이용할 수가 있습니다. TRIM 함수는 단어 사이에 있는 공백 하나를 제외하고 텍스트의 공백을 모두 삭제하며 셀의 맨 처음과 끝의 공백은 모두를 제거 합니다.
아래 그림과 같이 이해 하기 쉽도록 A열은 D열의 공백을 [ ]로 표시하였습니다.
별도의 셀에 =TRIM() 함수를 입력한 뒤 () 안에 바꾸고자하는 내용이나 셀을 입력합니다.
여러개일 경우 끌어 채우기를 이용할 수도 있습니다.
SUBSTITUTE 함수를 이용한 전화번호 공백 없애기
예를 들어 010 1111 2222 전화번호와 같이 앞에 0이 있는 경우에 위의 방법만 이용할 경우에는 숫자로 인식하여 0이 사라지게 됩니다. 이 경우에는 SUBSTITUTE 함수를 이용할 수 있습니다. 이 방법을 응용하여 전화번호 사이에 -로 구분되어 있을 경우도 가능합니다.
별도의 셀에 바꾸고자 하는 셀이 A3일 경우 =SUBSTITUTE(A3," ","")을 입력합니다.
<<" ",""은 앞의 " " 사이는 스페이스로 한칸이 띄어져 있고 뒤의 "" 사이는 바로 연결되어 있습니다. >>
마찬가지 방법으로 -을 없애려면 =SUBSTITUTE(A3,"-","")을 입력합니다.
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